Jak przygotować się na spotkanie biznesowe?

Działalność gospodarcza to przestrzeń, w której nie można pozwolić sobie na potknięcie w relacjach z klientem. Przysłowiowe faux-pas może rzutować na wizerunek firmy, a w konsekwencji niewiarygodność i utratę zleceń. Rozmowy handlowe to klucz do efektywnego pozyskiwania nowych klientów oraz budowania trwałych relacji w przyszłości. Pierwsze wrażenie może zaważyć na dalszej współpracy, dlatego warto opracować strategię działania.

Spotkania biznesowe — poznaj klienta i jego branżę

Zapewne nie chciałbyś się znaleźć w sytuacji, w której kontrahent proponuje Ci usługę lub towar, nie znając profilu prowadzonej przez Ciebie działalności. Świadczy to o braku profesjonalizmu i poważnego traktowania. Zanim spotkasz się „face to face” z zainteresowanym, zbierz informacje o kliencie, aby rozmowa sprzedażowa przebiegała rzeczowo i kompetentnie. Zrób research i dowiedz się, jaki rodzaj biznesu prowadzi Twój rozmówca, poznaj ofertę i opinie, zasięg działalności, kwestie prawne (wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz rejestru dłużników), a także zorientuj się, czy umawiasz się z osobą decyzyjną. To ważne, jeśli chcesz, aby spotkanie biznesowe, miało konkretny wymiar ofertowo-sprzedażowy, a nie było jedynie uprzejmą wymianą informacji.

Rozmowy handlowe — czas i miejsce

We wstępnej rozmowie telefonicznej lub korespondencji e-mailowej najistotniejszym elementem organizacyjnym jest wyznaczenie daty i miejsca spotkania. Zaproponuj daty, które nie kolidują z Twoimi planami, a następnie ustal je z klientem. Bądź również elastyczny i otwarty na jego propozycje. Miejscem może być biuro klienta, siedziba Twojej firmy, restauracja, kawiarnia lub inny dogodny lokal, którego renomę już poznałeś. Planując spotkania biznesowe, należy wziąć pod uwagę, czy:
– treść prowadzonej rozmowy wymaga zachowania dyskrecji,
– niezbędna będzie przestrzeń, umożliwiająca sprawną prezentację,
– potrzebujemy sprzętu audiowizualnego lub konferencyjnego,
– powinniśmy zatroszczyć się o catering.

Oferta handlowa w punkt

Dla nabywcy najważniejsze są konkrety i rzetelne informacje o produkcie, a także warunki przyszłej współpracy. Przygotuj czytelny i jasny opis zakresu usług, zaprezentuj dokonania firmy, przedstaw próbki, aby klient mógł ocenić dotychczasowe osiągnięcia i jakość oferty. Przedstaw cel określający co zamierzacie razem osiągnąć oraz efekt, jakiego należy oczekiwać. Przekonaj potencjalnego kontrahenta, jakie korzyści wynikną z wejścia w układ, a także pokaż cennik i ewentualne możliwości negocjacyjne. Rozmowa sprzedażowa powinna zawierać kluczowe informacje, przedstawione zwięźle i treściwie.

Utrwal wizerunek swojej firmy

Jeśli zastanawiasz się, jak przygotować się na spotkanie biznesowe, aby Twoja firma zapadła w pamięci odbiorcy, warto pomyśleć o ekspozycji logo oraz gadżetach reklamowych. Przygotuj niezbędny sprzęt biurowy typu laptop, telefon komórkowy, firmowy notatnik, a także długopis. Wielu z nas odbiera informacje wizualnie, dlatego skuteczne jest promowanie marki np. poprzez ustawienie banneru w sali. Świetne rozwiązanie stanowią również prezenty typu kubek z logo, smycz czy torba reklamowa. Ta ostatnia propozycja to bardzo praktyczny podarunek – osoba, która otrzyma torbę, chętnie z niej skorzysta, a nadruk skutecznie wypromuje naszą działalność na zewnątrz.

Pytania — nie daj się zaskoczyć

Pamiętaj, że im bliżej poznasz potrzeby swojego klienta, tym swobodniej będziesz prowadził rozmowę. Spotkania biznesowe wymagają zarówno przygotowania merytorycznego, jak i pewności siebie. Szeroka wiedza pozwoli Ci na większy luz, co w bezpośrednim kontakcie odgrywa istotną rolę. Jeśli przekonasz klienta, że wiesz, o czym mówisz oraz rozwiejesz wszelkie jego wątpliwości, łatwiej Ci będzie przekonać go o owocnej współpracy. Twoja znajomość branży i „przełamanie lodów” uwiarygodnią wizerunek firmy.

Dress code — wygląd pracuje na Ciebie

Prosty, elegancki i schludny ubiór to główne zasady dotyczące dress codu na formalnych spotkaniach. Jak Cię widzą, tak Cię piszą to proste słowa, które sprawdzają się także w biznesie. Przygotowując garderobę, warto wybrać odzież w stonowanej kolorystyce (granat, szarość, czerń). Klasyczny garnitur, damski kostium lub ołówkowa spódnica z elegancką bluzką to standardowe propozycje, które dodają profesjonalnego wyglądu.